地籍檔案的收集與整理

　�。ㄒ唬┑丶畽n案的收集

　　所謂地籍檔案收集，就是指對那些分散在各部門、機關、單位與個人手上的，具有保存和利用價值的地籍管理文件資料，按一定制度和要求進行采集、接收和歸檔。檔案的收集是地籍檔案管理的起點，是地籍檔案管理的首要環(huán)節(jié)。地籍檔案的收集，要采取接收、征集和修改、補充相結合的方法。

　　對地籍檔案的收集歸檔，應遵循以下原則性規(guī)定：

　�。�1）凡是土地管理機關地籍管理活動中辦理完畢的具有保存價值的均應歸檔。

　�。�2）凡是地籍管理業(yè)務活動中處理和使用完畢的、具有保存價值的各種圖件資料均應按規(guī)定收集歸檔。

　　（3）在地籍管理中形成的各種資料凡對今后有參考價值的都要整理歸檔；凡對工作考查、經驗總結具有長遠保存價值的，或對整個研究過程關系密切的，都必須歸檔。

　�。�4）在地籍管理活動中形成的綜合材料，只要對今后有參考價值的都要整理歸檔。

　�。�5）對于其他部門或單位送來的地籍資料，按具體情況決定是否需要歸檔：

　�。�6）歸檔時間要依據(jù)文件資料形成過程的特點作出規(guī)定。歸檔時間可以分為隨時歸檔和定期歸檔兩種。一般規(guī)定，土地調查、土地登記、案件處理、土地定級估價等項目形成的文件材料，應隨時歸檔；

　�。ǘ�）地籍檔案的整理

　　地籍檔案整理就是把處于零亂狀態(tài)的和需要進一步條理化的檔案，進行基本分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、條理化的工作。整理工作，一般經過兩個過程：歸檔前的整理工作和歸檔后的整理工作。

　　1．歸檔前的整理工作即地籍資料的形成者，尚未向土管檔案室移交前所進行的整理工作，其主要任務和內容包括如下：

　�。�1）對地籍資料進行鑒別。

　�。�2）將地籍資料組成保管單位。

　　（3）對保管單位進行編目。

　　2．歸檔后地籍檔案的整理由地籍管理的有關司、處（科）室按照歸檔要求，立好案卷，并按規(guī)定時間交給檔案室之后的整理。其主要內容是對接收的地籍檔案在全宗范圍內進行檢查、分類、編制檔號和登記著錄目錄卡片等。

　�。ㄈ�）地籍檔案的分類

　　全宗內地籍檔案的類別劃分，一般可先按立卷單位劃分，再按內容、地區(qū)、形式和時間進行細分�；鶎拥丶畽n案也可以先按內容劃分，然后再按宗地和時間進行續(xù)分。

　�。ㄋ模┑丶畽n案的立卷

　　案卷是指由互相聯(lián)系的若干文件材料組合而成的一種檔案保管單位。地籍管理檔案的立卷一般應由國家及地方縣級以上土地管理機關內的地籍管理業(yè)務司、處（科）室來完成。只有經過立卷的資料才能交檔案室歸檔。其立卷應根據(jù)《土地管理檔案卷構成的一般要求》進行。立卷一般包括組卷、卷內文件資料的編目、裝訂等。