實質上，任何一個工程的文件再多，也沒有圖書館的資料多，但為什么人們到圖書館兩分鐘就可找到自己所要的書？這是由于圖書館有一個很強的索引系統(tǒng)和文檔系統(tǒng)。在工程中也必須建立這樣一個系統(tǒng)，才能符合現(xiàn)代項目管理的需要。

（一）合同資料的主要作用

合同管理者負責合同資料和與合同有關的工程資料的收集，整理和保管（存檔）工作。這不僅是他的工作責任，而且是他的工作需要。他的工作以這些資料為基礎，同時又靠資料來實施。這里有兩方面意義：

1.在合同簽訂、合同分析、合同監(jiān)督、合同跟蹤、變更和索賠中需要資料，同時又產(chǎn)生大量資料。

2.合同管理者要作出各種工程報表，向項目經(jīng)理提出意見和建議，向工程小組落實工程責任，作協(xié)調方案等。

（二）合同管理在這方面的主要任務

1.合同資料的收集。合同包括許多資料、文件；合同分析又產(chǎn)生許多分析文件；在合同實施中每天又產(chǎn)生許多資料，如記工單、領料單、圖紙、報告、指令、信件等。首先必須落實這些資料的收集工作，應由相應的職能人員每天收集這些原始資料交合同管理人員。

2.資料加工。原始資料必須經(jīng)過信息加工才能成為可供決策的信息，成為工程報表或報告文件。

3.資料的儲存。所有合同管理中涉及到的資料不僅目前使用，而且必須保存，直到合同結束。為了查找和使用方便必須建立資料的文檔系統(tǒng)。

4.資料的提供、調用和輸出。合同管理人員有責任向項目經(jīng)理、向業(yè)主作工程實施情況報告；向各職能人員和各工程小組、分包商提供資料；為工程的各種驗收、為索賠和反索賠提供資料和證據(jù)。