2010-05-13 09:44 項目管理者聯(lián)盟博客 【大 中 小】【打印】【我要糾錯】
管理就是流程和文檔。我是一個被IBM公司格式化了的管理者,在管理方面強調流程,也深深領會流程在公司管理中的重要地位。同時我又是一個文檔的堅決奉行者,沒有文檔,拿什么來證明你在做管理工作呢?
對項目管理中重要文檔的理解,可以反映出一個項目經理在項目管理方面的能力和水平。項目管理方面的關鍵文檔,例如項目章程、項目范圍說明書、項目管理計劃,是項目過程中的重要輸出物,項目經理必須充分使用這些文檔解決項目的問題。項目章程確立了項目和項目經理的地位,項目管理計劃反映項目經理在執(zhí)行項目前,已經有了充分的計劃和通盤考慮。
跨國公司為此制定了本公司的項目管理文檔的模板,要求項目經理按照模板準備相關文檔。模板其實就是一個形式。很多聰明人是不喜歡模板的,愿意按照自己的意愿寫文檔,在大公司是要挨批的。
我主張形式大于內容,盡管形式是為內容服務,但是形式是可以很明確做到的,內容卻不能直接判斷。在一個公司遵從形式是可以看到的,是態(tài)度問題,內容如何卻難以立刻判別,是能力問題。一個公司不能統(tǒng)一項目管理文檔的形式,一定是管理上不到位。微軟中國的一位副總裁到美國總部匯報工作,把筆記本接到投影機上,說道“由于時間關系,沒有按照總部要求的模板準備報告內容,而且他自己的形式更能說明問題”,結果怎樣?他立即被會議的主席請下臺。主席說,“你這樣無視公司的要求,可以想象在你領導的部門里,管理是多么沒有力度和混亂。”
形式大于內容,對于學習項目管理的人也是適用的。在項目管理功力還不到位的時候,特別建議使用一套項目管理文檔的模板,而且問自己,沒什么模板是這樣的?這份文檔的作用是什么?幫助你解決了項目中哪方面的問題?
這樣一套項目管理的模板包括:項目章程、項目范圍說明書、項目管理計劃、項目商業(yè)論證、項目啟動報告、項目工作組章程、項目會議紀要、項目周報、項目月報、項目問題清單、項目風險清單、項目變更清單、項目總結報告等。如果公司沒有統(tǒng)一的模板,做為一個項目經理一定自己整理一套自己的項目管理模板。理解了這套模板,也就把握了項目管理的關鍵內容。
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