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如何成功組織大型會議項目

2008-01-29 13:09    【  【打印】【我要糾錯】

  明確目標

  任何活動都有其目標,有的放矢才能收到事半功倍之效。中國信息協(xié)會成立以來,圍繞信息化建設已成功組織了若干次大型國際研討會,如“信息市場與國際合作研討會暨展示會”(1994年),“政府與公共管理先進信息技術國際研討會”(1996年),“現(xiàn)代信息服務業(yè)發(fā)展國際研討會”(1997年),等。這些研討會都有著共同的特點:與聯(lián)合國有關機構共同組織,研討內容是國際上共同關心的課題,帶有一定的超前性,而且目標都很明確。

  聯(lián)合國與中國政府機構聯(lián)合召開“網絡經濟與經濟治理國際研討會”,主要是基于以下幾個背景:

  1、網絡經濟迅猛發(fā)展,加速了全球化進程,并促進國際經濟新秩序的產生;

  2、網絡經濟對發(fā)展中國家和經濟轉軌國家而言是一把雙刃劍,利用好了是極為難得的“數(shù)字機遇”,利用不好將出現(xiàn)不斷擴大的“數(shù)字鴻溝”;

  3、網絡經濟時代,國家經濟運行和宏觀調控環(huán)境、目標、手段都將發(fā)生革命性變化;

  4、全球化與信息化加速發(fā)展,便全球經濟治理面臨一系列新的問題和挑戰(zhàn),需要尋求公平合理有效的解決方案。在這樣的背景下,發(fā)展網絡經濟,縮小貧富差距,彌合數(shù)字鴻溝,建立共贏、公正合理的國際經濟新秩序,就成了本次研討會的主旋律。會前,聯(lián)合國與中方主辦單位明確了本次會議的基本目標:培訓一批發(fā)展中國家和經濟轉軌國家中負責國民經濟發(fā)展和宏觀經濟的高級政府官員;為他們提供所需的信息,以便他們能制訂充分的計劃來處理網絡經濟和經濟全球化帶來的影響并幫助他們抓住機遇以促進他們本國經濟和社會的發(fā)展。

  為實現(xiàn)這樣的目標,設計了兩個基本途徑:一是研討會采用論壇方式,使參會者可以從來自全世界網絡經濟和經濟治理的國際專家那里獲得知識和技能,并且互相交流關于網絡經濟和經濟治理的理念、技術和管理方面的經驗;二是將研討會變成一個交流園地,討論和比較各參會者所在國關于發(fā)展網絡經濟,有效進行經濟治理和建立新的經濟治理體制的政策和策略。換句話說,要從理論和實踐兩個方面進行深入探討和交流。

  聯(lián)合國提出上述目標后,中國方面給予了認同。一方面,這也是中方所需要的;另一方面,中國可以通過這樣的活動,進一步了解世界,也讓世界進一步了解中國。

  選準主題

  目標定下來以后,主題的選擇就顯得十分重要了。

  據聯(lián)合國有關官員稱,把網絡經濟與經濟治理放在一起研究,并組織大型的國際研討會,在國際上還是第一次。實際上,這個題目也是聯(lián)合國方面提出來的。“網絡經濟”一詞出現(xiàn)在互聯(lián)網迅速發(fā)展之后,至今已是所有人都能耳熟能詳了,但大家的理解和認識并沒有達到統(tǒng)一。據擔負本次研討會現(xiàn)場網絡報道的中國經濟信息網的記者統(tǒng)計,會上專家們在使用“網絡經濟”一詞時,前后共后近20種不同的解釋�!敖洕卫怼币辉~的出現(xiàn)則更晚一些,因為它是針對網絡經濟帶來的一些新現(xiàn)象和新問題提出來的。其中有兩個現(xiàn)象引起國際社會關注。一是爆發(fā)于1997年的亞洲金融危機,二是近年來日益顯現(xiàn)的“數(shù)字鴻溝”問題。亞洲金融危機迫使人們尋求以下問題的答案:危機的出現(xiàn)是必然現(xiàn)象還是偶然現(xiàn)象?造成這類金融危機出現(xiàn)的因素還繼續(xù)存在嗎?有什么辦法阻止類似事情的發(fā)生?誰來做?……顯然,在網絡經濟條件下,靠一個企業(yè)、一個國家的自身努力和潔身自好是難以達到目標的,也沒有哪一個國家能負得起這樣的責任。于是,除了加強國家經濟治理之外,全球經濟治理的課題被提了出來�!皵�(shù)字鴻溝”問題更是一個難解之謎:“數(shù)字鴻溝”是否一定會出現(xiàn)?它對經濟上業(yè)已存在的南北差距作用如何?后發(fā)優(yōu)勢能否抵消先發(fā)優(yōu)勢的先得之利?用什么辦法可以消除和彌合這個鴻溝? ……顯然,這里也牽涉到國家經濟治理和全球經濟治理問題。

  實際上,本次研討會是聯(lián)合國在致力于縮小數(shù)字鴻溝方面所做的諸多努力中的重要一環(huán)。從聯(lián)合國經濟和社會事務部支持與協(xié)調局政策協(xié)調處處長約翰·肖林克介紹中可以看到,這已經成為聯(lián)合國的重要目標之一。1998年聯(lián)合國大會將全球化和相互依賴問題提上它的議事日程。1999年12月聯(lián)合國大會通過了一個決議——《聯(lián)合國在全球化和相互依賴的環(huán)境下促進發(fā)展所扮演的角色》。2000年4月聯(lián)合國在紐約總部召開了一個高層專家討論會,提出要建立聯(lián)合國的ICT(信息通信技術)工作組和信托基金。2000年9月,千年首腦會議簽署了聯(lián)合國經濟和社會理事會的部長宣言,從而對ICT對發(fā)展的重要作用作出了更高級別的政治認可。之后,聯(lián)合國秘書長成立了一個高級別的ICT問題顧問組,為正式成立ICT工作組做準備工作。該工作組的全部目標要堅決服從于千年峰會的目標,即在2015年將居住在貧困地區(qū)的人口數(shù)量減少一半。

  經過認真的研究與思考,為實現(xiàn)既定的會議目標,決定以研究“網絡經濟與經濟治理”為大會主題,并設立了五個相互關聯(lián)的議題:

  1、網絡經濟與經濟全球化:全球網絡經濟發(fā)展現(xiàn)狀、趨勢和前景;網絡經濟的正面和負面效應;網絡經濟和經濟全球化環(huán)境下的國家競爭力;伴隨網絡經濟和經濟全球化產生的新難題;從舊經濟轉向網絡經濟所需的領導。

  2、網絡經濟與發(fā)展:網絡經濟給發(fā)展中國家與經濟轉軌國家?guī)淼臋C遇與挑戰(zhàn);網絡經濟應具備的技術、基礎設施、法規(guī)框架、財力和人力資源;發(fā)展網絡經濟和從舊經濟轉向網絡經濟過程中的政策和策略;發(fā)達國家在縮小網絡經濟與孤立經濟差距中所起的作用。

  3、網絡經濟與結構調整:網絡經濟時代的新興產業(yè)和夕陽產業(yè)部門;網絡經濟時代中信息利用和知識創(chuàng)新的重要性;交互式多媒體產業(yè)在網絡經濟中扮演的角色;網絡經濟要求的商業(yè)轉型和新型企業(yè);國家宏觀經濟管理和結構調整的政策課題。

  4、國家經濟治理:中央政府在從舊經濟到網絡經濟過渡時期所起的作用;網絡經濟對國家在經濟治理方面自主權的影響;政府、企業(yè)和市場之間的新型關系;在網絡經濟環(huán)境下,強化國家的作用及設計和實施新經濟治理體制的必要性;公共政策制訂和經濟治理執(zhí)行方面的能力構建;公共政策制訂和經濟治理執(zhí)行方面的能力構建。

  5、全球經濟治理:建立全球經濟治理體制的必要性;全球經濟治理體制的特點;全球公共政策的發(fā)展和形成;相關國際組織決策結構的民主化;聯(lián)合國政府間機構在促進國家和全球經濟治理中的作用。

  找好主角

  組織好一個大型研討會,同組織好一個大型演出一樣,主要演員的確定是十分重要的一環(huán)。本次研討會在確立主要演員時也是頗費了一番腦筋的。

  從論壇的角度看,強調共同參與、互動式的交流與溝通,因此與會者都既是演員又是觀眾,但畢竟有主次之分。大會指導委員會經過認真研究,確立了兩類主要演員:聯(lián)合國方面負責為每個專題找到一位在國際上有影響和聲望的專家做專題報告;中方以主辦單位領導為主做大會主旨發(fā)言。

  由于網絡經濟與經濟治理是兩個互有關聯(lián)的世界性的前沿問題,要想請到合適的主題報告人并不是一件容易的事。經過聯(lián)合國方面的努力,最終確定由美國國際經濟研究所高級研究員凱瑟琳·曼博士、瑞士圣加林大學教授比特·施密德博士、英國倫敦大學經濟學院教授桑德普·卡普爾、美國南加州大學經濟學院教授愛德華·勞勒Ⅲ、加拿大卡爾頓大學經濟學院教授基斯?愛奇遜等分別圍繞五個議題做專題報告。

  中方主要演員的確定相對較容易些,因為從大會創(chuàng)意時起就考慮到了這一點——各主辦單位主要領導出席會議并做主旨發(fā)言。中國經濟的快速發(fā)展和信息化進程的加速推進引起了世界的普遍關注,其它發(fā)展中國家和經濟轉軌國家從中國學習經驗比從發(fā)達國家學習會更有效,這就是為什么聯(lián)合國要同中國聯(lián)合開這次會的主要原因。因此,從一定意義上說,很多發(fā)展中國家的代表就是沖著學習中國的經驗來的。所以,中方主要發(fā)言人及其發(fā)言內容的確定也同樣十分重要。中方各主辦單位的出場陣容是:國家發(fā)展計劃委員會主任曾培炎的報告題目是《發(fā)展網絡經濟,加快信息化進程》,介紹了中國經濟發(fā)展和信息化成就、“十五”信息化發(fā)展目標,強調要為信息化推進創(chuàng)造良好環(huán)境;

  財政部部長項懷誠的報告題目是《中國財政與網絡經濟》,介紹了中國財政在支持網絡經濟發(fā)展中的五項政策措施;信息產業(yè)部部長吳基傳的報告題目是《實現(xiàn)跨越式發(fā)展,迎接新世紀挑戰(zhàn)》,介紹了中國改革開放以來信息產業(yè)快速發(fā)展的基本情況,指出隨著新世紀的到來,中國信息產業(yè)將在現(xiàn)代化建設中發(fā)揮更大的作用;中國人民銀行行長戴項龍的報告題目是《網絡銀行的發(fā)展與監(jiān)管》,分析了網絡信息技術迅猛發(fā)展給銀行業(yè)帶來的深刻變化,對網絡銀行的風險給予了高度重視,并提出了加強網絡銀行監(jiān)管應遵循的一些基本原則;國家統(tǒng)計局局長朱之鑫的報告題目是《網絡經濟與中國統(tǒng)計》,重點介紹了我國統(tǒng)計系統(tǒng)的網絡應用情況;北京市市長劉淇的報告題目是《建設“數(shù)字北京”,提高城市現(xiàn)代化水平》,介紹了北京信息化進展情況和“數(shù)字北京”基本框架。

  對于如何加強網絡經濟條件下的經濟治理,我國的研究也是剛剛起步。各主辦單位借助這次研討會在中國召開之際,都組織了相應的研究班子,專門研究這一問題,并起草好相應的報告,效果也十分顯著。

  開始正如后來會上所反映的那樣:聯(lián)合國經社理事會主席馬丁·貝林加-埃伯托先生認為,對所有的發(fā)展中國家來說,中國的成功經驗是值得研究和借鑒的。聯(lián)合國經濟與社會事務部跨區(qū)域高級顧問周宏仁博士認為,并不是所有的國家都能平等地分享到網絡經濟帶來的好處,中國是能夠利用后發(fā)優(yōu)勢實現(xiàn)跨越式發(fā)展的少數(shù)幾個發(fā)展中國家之一。世界銀行集團副行長、首席信息官穆罕默德。穆興先生認為,這次會議選定在世界上發(fā)展速度最快的中國舉行是非常合適的。中國對因特網和其它信息技術工具的重視程度和深度將成為我們大家的一種重要教益。

  由于這次會的重要性,聯(lián)合國和中國政府方面都給予了格外重視。國務院總理朱镕基、聯(lián)合國秘書長安南為大會發(fā)來賀信;聯(lián)合國副秘書長德塞因故不能出席,專門制作了錄像講話在大會上播放;國務院副總理溫家寶、聯(lián)合國經濟理事會主席馬丁·貝林加-埃伯托、世界銀行副行長穆罕默德·穆興等出席會議并作重要講話。

  精心組織

  確定主要發(fā)言人后,還有兩個主要工作要做:一是組織參會者,二是落實發(fā)言內容。

  由于這次會議的定位是高層論壇,討論的又是超前性的理論前沿問題,開始時我們也擔心組織參會者會遇到難題。但這樣的會無論從國際還是從中國看,又十分重要,所以還非得這樣不行。按照大會指導委員會的要求,會議的規(guī)模不宜太大,以200人以下為宜。這次會形式上看有濃厚的政府色彩,但在組織落實上并沒有采用政府會議的辦法,而完全采用了市場運作模式。因此,對能組織到多少人到會,心里真的沒有底。整個會議的前期準備用了近一年的時間,大部分都用在了內容的組織設計和落實上了,等到組織參會人員時時間已經不多了。值得欣慰的是,正是由于在內容上下了大功夫,在組織參會人員時倒顯得不怎么費力了。二輪通知下發(fā)后,報名參會人員很快達到既定目標,后來不得不做一些限制,但最后還是突破了300人。其中,在聯(lián)合國和中方各主辦、承辦單位的共同努力下,邀請到了30多個國家的高級政府官員出席會議,其中部長級以上官員33人。

  內容的組織一直到會議前幾天才算初步完成,其標志就是論文集印出來。在兩天的會議中,大會和分組會共安排有50多人作重點發(fā)言。由于會上時間有限,為使會議內容更加豐富,會前做了扎實的論文征集工作(包括發(fā)函、報刊廣告、網絡征集等),并成立了專門的專家組進行組織和篩選,最后從大量的征文中遴選出近70篇收入會議論文集,提供給每一個參會者。在這一過程中,有大量的繁瑣而重要的工作要做。

  小結:由于重視內容組織,使整個會議顯得扎實有效,體現(xiàn)了“三個結合”的特點。一是政府官員、專家學者、企業(yè)代表相結合,多角度、多層次切磋、交流,有利于把問題引向深入;二是經濟與信息相結合,反映出新經濟條件下社會和經濟發(fā)展的特點;三是宏觀與微觀相結合,企業(yè)、國家、世界的經濟與治理連在一起研討。與會代表認為,會議主題把握了世界經濟發(fā)展的走向,有現(xiàn)實性和前瞻性;內容廣泛、豐富,有啟發(fā)性;達到了交流情況和觀點、共享經驗和知識、促進相互了解和加強合作的目的。

  聯(lián)合國經社理事會主席埃伯托(喀麥隆人) 會后說:“這次研討會開得很好,中國了不起,60年代中國支持和幫助非洲解放,沒有中國就沒有非洲的今天。希望中國一如既往幫助非洲度過信息革命,縮小同發(fā)達國家之間的數(shù)字鴻溝�!焙商m、加拿大、俄國、拉脫維亞等國代表對會議贊不絕口,他們大多數(shù)第一次來中國,認為中國經濟發(fā)展快、商品豐富、會議組織得好,很多地方出乎他們的想象。哥倫比亞發(fā)展部副部長、阿聯(lián)酋信息總局副秘書長、巴基斯坦信息技術委員會委員兼秘書長等代表回國后還來信致謝。因為內容新穎、豐富,本次會議也受到國內媒體廣泛關注,人民日報、經濟日報、光明日報、科技日報等40余家報刊以顯要位置刊登了20多萬字的報道和稿件,中經網現(xiàn)場發(fā)稿50多篇,中央電視臺4個頻道先后對會議進行報道,其中《中國報道》還制作了半小時的專題節(jié)目。由此,我們可以得出結論,要想使研討會有效、有用、有意義、使人受益、讓人回味無窮,必須要有好內容,并精心組織。

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